แบบฝึกหัดบทที่ 6 บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร

แบบฝึกหัด ครั้งที่ 6

บทที่ 6 บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร

 1.ระบบสาระสนเทศในองค์กรคืออะไร มีกี่ประเภทอะไรบ้าง จงอธิบายแต่ละประเภท พร้อมยกตัวอย่างประกอบ

ตอบ  ระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อผ่านเครือข่ายช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์การได้ และมีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์การและคู่ค้าซึ่งเป็นการกำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่

        ระบบสารสนเทศสามารถจัดแบ่งประเภท ได้ดังนี้

1. ระบบสารสนเทศจำแนกตามประเภทของธุรกิจ โดยทั่วไป  จะเป็นระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่ประกอบด้วยระบบสารสนเทศที่จำแนกตามหน้าที่ย่อยๆหลายระบบ ตัวอย่างเช่น ระบบสารสนเทศงานบริหารโรงแรม ประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อย ได้แก่ ระบบสำรองห้องพัก ระบบบัญชี ระบบจัดการห้องพัก และระบบบริหารงานบุคคล

2. ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน  ซึ่งแต่ละระบบสามารถประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่เป็นกิจกรรมของงานหลัก เช่น ระบบสารสนเทศจัดการทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วยระบบย่อย ได้แก่ ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบการสรรหาและคัดเลือก ระบบฝึกอบรม ระบบประเมินผล และระบบสวัสดิการ

3.ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน  ผู้บริหารในองค์การระดับที่แตกต่างกัน มีความต้องการในการใช้ระบบสารสนเทศที่แตกต่างกัน

2.MIS หรือ DSS แตกต่างกันอย่างไร

ตอบ   ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information systems (MIS))

การบริหาร (Management)Management จะเป็นส่วนในการพิจารณาถึงการทำงานของผู้บริหาร ในลักษณะงานที่เกี่ยวข้องกันคือ

-Planning  เมื่อมีการกำ หนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน จะกำ หนดแผนการดำ เนินงาน โดย

การวางแผนแนวทางที่ดีที่สุดเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น

- Organizing เป็นการกำ หนดขั้นตอนและการดำ เนินงานตามแผนที่วางไว้เลือกบุคคลให้เหมาะสมกับ

งาน กำ หนดสายงาน ความรับผิดชอบ

-  Controlling เป็นการควบคุมการดำ เนินงาน โดยมีการกำ หนดมาตราฐานของงาน และ

ควบคุมงานให้เป็นไปตามาตราฐานลักษณะของการทำ งานต้องอาศัยการตัดสินใจ เป็นส่วนสำคัญ

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems) (DSS))

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นจากระบบ MIS อีกระดับหนึ่ง เนื่องจากผู้บริหารที่ทำ หน้าที่ในการตัดสินใจสามารถใช้ประสบการณ์หรือใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้วในระบบ MIS สำ หรับการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพในงานปกติ แต่ถ้าผู้บริหารต้องการวางแผนบริหารและวางแผนกลยุทธ์ องค์ประกอบในการตัดสินใจจะต้องซับซ้อนมากยิ่งขึ้นเกินกว่าความสามารถของมนุษย์ที่จะประมวลเข้าด้วยกันได้อย่างถูกต้อง จึงทำ ให้เกิดระบบ DSS สนับสนุนความต้องการเฉพาะเรื่องของผู้บริหาร เป็นระบบที่กำ หนดทางเลือกให้กับผู้บริหาร หรืออาจมีการจัดลำ ดับทางเลือกให้กับผู้บริหาร ระบบ DSSเป็นระบบสารสนเทศแบบโต้ตอบได้ ต้องใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือ ทำ ให้สะดวกและรวดเร็ว นอกจากนี้ยังมีโมเดลในการวางแผนการตัดสินใจ และการทำนาย การใช้งานอาจใช้ภาษาใกล้เคียงกับมนุษย์ เพื่อให้ผู้บริหารเรียกใช้ได้ง่าย

ข้อแตกต่างระหว่าง MIS กับ DSS

 MIS                                                               DSS

 -  รายงานสรุปจากทรานแซคชั่น                    -  จัดหาข้อมูลและโมเดลเพื่อการตัดสินใจ

 -  การแก้ปัญหาแบบมีโครงสร้างซํ้าๆ             -   ทำงานแบบโต้ตอบ

 -  ผลิตรายงานประจำ                                     -   การแก้ปัญหาแบบกึ่งโครงสร้าง

 - ใช้เครื่องมือวิเคราะห์ตัวอย่าง                      -   ใช้การจำ ลองแบบและโมเดลวิเคราะห์

3.ในปัจจุบันระบบAI ถือว่ามีความสำคัญมากต่อการดำเนินธุรกิจ จงอธิบายว่า AI คืออะไร และมีความสำคัญอย่างไร พร้อมยกตัวอย่างของธุรกิจที่นำระบบ AI เข้ามาดำเนินธุรกิจ

ตอบ  ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence) หรือ AI ก็คือ วิทยาการด้านปัญญาที่จะมาช่วยให้มนุษย์อย่างเราๆแก้ปัญหาต่างๆได้ดีขึ้น โดยสร้างหุ่นยนต์ให้สามารถทำงานได้เหมือคน, หรือจะใส่เจ้าปัญญาประดิษฐ์ลงไปในคอมพิวเตอร์ ให้คอมพิวเตอร์ช่วยจำลองการทำงานต่างๆ เลียนแบบพฤติกรรมของคน โดยเน้นตามแนวความคิดแบบสมองมนุษย์ที่มีการวางแผนขั้นตอนการเรียนรู้ การตัดสินใจ การแก้ปัญหา รวมไปถึงการเลือกแนวทางการดำเนินการในลักษณะคล้ายมนุษย์นั้นเอง

ตัวอย่าง

                              

โฆษณา ไม่น่าแปลกใจที่อุตสาหกรรมโฆษณาจะมีการใช้ AI มากขึ้น เพราะปัจจุบันก็นำ AI มาช่วยวิเคราะห์รูปแบบ และพฤติกรรมของผู้บริโภค เพื่อส่งโฆษณาบนโลกออนไลน์ให้ตรงกับแต่ละบุคคลที่สุด แต่หลังจากนี้มันจะกระจายไปสู่ด้านอื่นๆ มากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการนำระบบ AI ไปติดในป้ายสื่อ Out of Home ต่างๆ เพื่อช่วยวิเคราะห์ผู้บริโภคโดยรอบ ก่อนยิ่งโฆษณาให้เหมาะสมที่สุด หรือไม่ก็เรื่อง Programatic ที่ทำให้การซื้อสื่อโฆษณาไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป เพราะ AI จะช่วยประมวลผลว่าช่วงเวลานี้ควรเป็นราคาเท่าไร และทุกอย่างก็ทำบนออนไลน์ได้ทั้งหมด

บทที่ 6 บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร

สรุป

บทที่ 6
 บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร

 บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร

     

         องค์การและสิ่งแวดล้อมตามความหมายทางเทคนิค หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง โดยรับเอาทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมมาผ่านกระบวนการเพื่อสร้างหรือผลิตผลลัพธ์

          ระบบสารสนเทศสามารถถูกนำมาเป็นเครื่องมือในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินงานขององค์การ บางระบบอาจเปลี่ยนแปลงความสมดุลทางสิทธิ ภาระหน้าที่ และความรับผิดชอบที่เคยมี ในขณะเดียวกันองค์การเองก็มีผลกระทบต่อการออกแบบระบบสารสนเทศ และเป็นผลกระทบต่อระบบสารสนเทศต่อองค์การ

     

          ระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อผ่านเครือข่ายช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์การได้ และมีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์การและคู่ค้าซึ่งเป็นการกำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่
          เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตได้กลายมาเป็นเทคโนโลยีพื้นฐานที่ถูกนำมาสร้างเป็นโครงสร้างของระบบสารสนเทศภายในองค์การ ระบบอินเทอร์เน็ตได้รับความนิยมอย่างรวดเร็วและส่งเสริมการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้ในการสร้างช่องทางการตลาด การขาย และให้การสนับสนุนลูกค้า

ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ โดยทั่วไปจำแนกออกเป็น

      

       1) ผู้ปฏิบัติงาน
       2) ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ
       3) ผู้บริหารระดับกลาง
       4) ผู้บริหารระดับสูง

ระบบสารสนเทศสามารถจัดแบ่งประเภท ได้ดังนี้

       1. ระบบสารสนเทศจำแนกตามประเภทของธุรกิจโดยทั่วไป จะเป็นระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่ประกอบด้วยระบบสารสนเทศที่จำแนกตามหน้าที่ย่อยๆหลายระบบตัวอย่างเช่น ระบบสารสนเทศงานบริหารโรงแรม ประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อย ได้แก่ ระบบสำรองห้องพัก ระบบบัญชี ระบบจัดการห้องพัก และระบบบริหารงานบุคคล

       2. ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน ซึ่งแต่ละระบบสามารถประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่เป็นกิจกรรมของงานหลัก เช่น ระบบสารสนเทศจัดการทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วยระบบย่อย ได้แก่ ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบการสรรหาและคัดเลือก ระบบฝึกอบรม ระบบประเมินผล และระบบสวัสดิการ

       3. ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน ผู้บริหารในองค์การระดับที่แตกต่างกัน มีความต้องการในการใช้ระบบสารสนเทศที่แตกต่างกัน ดังนั้นระบบสารสนเทศจึงได้ถูกออกแบบให้มีความสอดคล้องกับลักษณะงานและระดับของผู้ใช้งานเพื่อให้สอดคล้องกับการนำสารสนเทศไปใช้ประกอบการบริหารและตัดสินใจ

ระบบสารสนเทศที่อิงคอมพิวเตอร์ แบ่งออกเป็น 6 ประเภท

        1. ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม (Transaction Processing Systems: TPS) เป็นระบบที่มีการประมวลผลที่รวดเร็ว ลดค่าใช้จ่าย และ ทำหน้าที่รวบรวม บันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล หรือฐานข้อมูล และประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรมและการปฏิบัติงานประจำ ขององค์การเพื่อนำไปจัดทำระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆ

             การประมวลผลข้อมูลของ TPS แบ่งเป็น 2 ประเภท 

                  1) การประมวลผลแบบกลุ่ม 

                  2) การประมวลผลแบบทันที 

       2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems : MIS) จัดทำรายงานในรูปแบบที่แตกต่างกัน 

            สามารถจำแนกได้เป็น 4 ประเภท

                1) รายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด 

                2) รายงานสรุป 

                3) รายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขเฉพาะ 

                4) รายงานที่จัดทำตามต้องการ

      3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems : DSS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลต่างๆ มาใช้ในการตัดสินใจ โดยปกติแล้ว TPS และ MIS จะจัดทำรายงานสำหรับควบคุมและกำกับดูแลการปฏิบัติงานทั่วๆไป เพื่อให้องค์การดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง

      4. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems :EIS หรือ Executive Support Systems : ESS) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ศึกษาแนวโน้ม และการวาวงแผนกลยุทธ์ ผู้บริหารสามารถเข้าถึงสารสนเทศโดยกำหนดมุมมองได้ในรูปแบบต่างๆ จึงเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวสูง

     5. ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence : AI) และระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems : ES) เป็นความพยายามที่จะพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ ให้สามารถปฏิบัติงานเหมือนกับมนุษย์หรือเลียนแบบการทำงานของมนุษย์ AI มีหลายสาขา เช่น การประมวลผลภาษาธรรมชาติ ศาสตร์ด้านหุ่นยนต์ ระบบการมองเห็น ระบบการเรียนรู้ เครือข่ายเส้นประสาท และระบบผู้เชี่ยวชาญ

     6. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information Systems : OIS) หรือ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems : OAS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหาร ซึ่ง OIS สามารถนำมาช่วยงานในหลายๆ กิจกรรม เช่น การจัดทำเอกสาร รายงาน จดหมายธุรกิจ การส่งข้อความ การบันทึกตารางนัดหมาย และการค้นหาข้อมูลจากเว็บเพจ

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information systems (MIS)

         การบริหาร (Management)Management จะเป็นส่วนในการพิจารณาถึงการทำงานของผู้บริหาร ในลักษณะงานที่เกี่ยวข้องกันคือ
         Planning เมื่อมีการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน จะกำ หนดแผนการดำ เนินงาน โดยการวางแผนแนวทางที่ดีที่สุดเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น

         Organizing เป็นการกำ หนดขั้นตอนและการดำ เนินงานตามแผนที่วางไว้เลือกบุคคลให้เหมาะสมกับงาน กำ หนดสายงาน ความรับผิดชอบ
        Controlling เป็นการควบคุมการดำ เนินงาน โดยมีการกำ หนดมาตราฐานของงาน และควบคุมงานให้เป็นไปตามาตราฐานลักษณะของการทำ งานต้องอาศัยการตัดสินใจ เป็นส่วนสำคัญ

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ(Decision Support Systems)

        Decision Support systems (DSS) ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นจากระบบ MIS อีกระดับหนึ่ง เนื่องจากผู้บริหารที่ทำ หน้าที่ในการตัดสินใจสามารถใช้ประสบการณ์หรือใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้วในระบบ MIS สำ หรับการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพในงานปกติ แต่ถ้าผู้บริหารต้องการวางแผนบริหารและวางแผนกลยุทธ์ องค์ประกอบในการตัดสินใจจะต้องซับซ้อนมากยิ่งขึ้นเกินกว่าความสามารถของมนุษย์ที่จะประมวลเข้าด้วยกันได้อย่างถูกต้อง จึงทำ ให้เกิดระบบ DSS สนับสนุนความต้องการเฉพาะเรื่องของผู้บริหาร เป็นระบบที่กำ หนดทางเลือกให้กับผู้บริหาร หรืออาจมีการจัดลำ ดับทางเลือกให้กับผู้บริหาร ระบบ DSSเป็นระบบสารสนเทศแบบโต้ตอบได้ ต้องใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือ ทำ ให้สะดวกและรวดเร็ว นอกจากนี้ยังมีโมเดลในการวางแผนการตัดสินใจ และการทำนาย การใช้งานอาจใช้ภาษาใกล้เคียงกับมนุษย์ เพื่อให้ผู้บริหารเรียกใช้ได้ง่าย

        คุณสมบัติของ DSS

• ช่วยให้ผู้บริหารในขั้นตอนการตัดสินใจ 
• การออกแบบเป็นทั้งแบบโครงสร้างและกึ่งโครงสร้าง 
• สามารถสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารได้ทุกระดับ เน้นที่ผู้บริหารระดับวางแผนบริหารและวางแผนกลยุทธ์ 
• การใช้งานเอนกประสงค์ มีการจำ ลองแบบ เครื่องมือวิเคราะห์ ช่วยเหลือผู้ตัดสินใจ 
• ต้องเป็นระบบที่โต้ตอบกับผู้ใช้ได้ สามารถใช้งานง่าย 
• สามารถปรับเข้ากับสถานการณ์ในสภาพแวดล้อมต่างๆได้ 
• มีกลไกที่ทำ ให้ผู้ใช้สามารถเรียกใช้ได้อย่างรวดเร็ว 
• สามารถติดต่อฐานข้อมูลสำ หรับองค์กรได้ 
• มีความยืดหยุ่นรองรับรูปแบบการบริหารแบบต่างๆได้

Group Decision Support systems และ Executive Information systems

      เป็นระบบสนับสนุนผู้บริหารระดับสูงในการวางแผนด้านกลยุทธ์ อุปกรณ์ที่สนับสนุนการทำงานคือ CBIS เป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่นได้ สำหรับวิเคราะห์และช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจ ในงานต่างๆ มีดังนี้
Input and Output : Inputs ประกอบด้วยรายงานสรุปของทรานเซคชั่น หรือข้อมูลภายใน สารสนเทศของระบบนี้รวมถึงข้อมูลภายในและภายนอกที่มีผลต่อองค์การ เช่นการวิจัยตลาด หรือผลกระทบจากการออกกฏระเบียบของทางราชการ ส่วน Outputs เป็นรายงานที่ยืดหยุ่น รายงานตามความต้องการ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารทำ การตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง
      Produces analytic models : คุณสมบัติของ DSS ที่ใช้เป็นลักษณะโมเดล Model คือ การประยุกต์ใช้คณิตศาสตร์มาจัดการระบบจริง ) โมเดลในระบบฐานข้อมูลDSS ใช้ข้อมูล TPS MIS และข้อมูลภายนอกตัวอย่าง ระบบสนับสนุนการตัดสินใจในการสั่งซื้อวัตถุดิบหรือสินค้า ในระบบสินค้าคงคลังซึ่งมีปัจจัยของสภาวะแวดล้อม

     แนวโน้มขึ้นลงของราคาสินค้าหรือวัตถุดิบ 

              ค่าใช้จ่ายในการรักษาสินค้า/วัตถุดิบต่อหน่วยเวลา
              ปริมาณความต้องการสินค้า/วัตถุดิบต่อหน่วยเวลา
              ระยะเวลาในการสั่งซื้อสินค้าและวัตถุดิบ ปริมาณสินค้า/วัตถุดิบ ที่มีอยู่ในคลังสินค้า

ข้อแตกต่างระหว่าง MIS กับ DSS

                       MIS                                                                               DSS
- รายงานสรุปจากทรานแซคชั่น                              - จัดหาข้อมูลและโมเดลเพื่อการตัดสินใจ
- การแก้ปัญหาแบบมีโครงสร้างซํ้าๆ                       - ทำงานแบบโต้ตอบ
- ผลิตรายงานประจำ                                               - การแก้ปัญหาแบบกึ่งโครงสร้าง
- ใช้เครื่องมือวิเคราะห์ตัวอย่าง                               - ใช้การจำลองแบบและโมเดลวิเคราะห์

ระบบสารสนเทศผู้บริหาร (Executive Information Systems)

ข้อดี
การใช้งานง่ายไม่จำ เป็นต้องรู้เรื่องคอมพิวเตอร์
สรุปรายงานของสารสนเทศตามเวลาต้องการ
มีการกรองข้อมูลทำ ให้ประหยัดเวลา
การตรวจสอบสารสนเทศทำ ได้ดี
ข้อด้อย
มีข้อจำกัดในการใช้งาน
ไม่สามารถคำ นวณซับซ้อนได้
ยากต่อการรักษาข้อมูลให้ทันสมัยอยู่เสมอ

ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert System)

หมายถึง ระบบที่รวบรวมความรู้ในสาขาต่างๆ ของผู้เชี่ยวเก็บไว้ในอุปกรณ์ของคอมพิวเตอร์ เพื่อจุดมุ่งหมายในการวิเคราะห์สาเหตุและผลของผู้เชี่ยวชาญ เช่นระบบวินิจฉัยโรคด้วยคอมพิวเตอร์ โดยมีการแทนข้อมูลในรูปของตรรกศาสตร์ฐานข้อมูลของระบบคอมพิวเตอร์เราเรียกว่า ( Knowledge Base )

       

      คุณสมบัติของผู้เชี่ยวชาญ

• ช่วยในการเก็บความรู้ของผู้เชี่ยวชาญด้านใดด้านหนึ่งไว้ 
• ช่วยขยายขีดความสามารถของผู้เชี่ยวชาญ 
• ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการตัดสินใจ 
• ช่วยในการตัดสินใจแต่ละครั้งใกล้เคียงกันไม่ขัดแย้งกัน 
• ช่วยลดการพึ่งพาบุคคลใดบุคคลหนึ่ง