บทที่ 6 บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร

สรุป

บทที่ 6
 บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร

 บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร

     

         องค์การและสิ่งแวดล้อมตามความหมายทางเทคนิค หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง โดยรับเอาทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมมาผ่านกระบวนการเพื่อสร้างหรือผลิตผลลัพธ์

          ระบบสารสนเทศสามารถถูกนำมาเป็นเครื่องมือในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินงานขององค์การ บางระบบอาจเปลี่ยนแปลงความสมดุลทางสิทธิ ภาระหน้าที่ และความรับผิดชอบที่เคยมี ในขณะเดียวกันองค์การเองก็มีผลกระทบต่อการออกแบบระบบสารสนเทศ และเป็นผลกระทบต่อระบบสารสนเทศต่อองค์การ

     

          ระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อผ่านเครือข่ายช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์การได้ และมีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์การและคู่ค้าซึ่งเป็นการกำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่
          เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตได้กลายมาเป็นเทคโนโลยีพื้นฐานที่ถูกนำมาสร้างเป็นโครงสร้างของระบบสารสนเทศภายในองค์การ ระบบอินเทอร์เน็ตได้รับความนิยมอย่างรวดเร็วและส่งเสริมการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้ในการสร้างช่องทางการตลาด การขาย และให้การสนับสนุนลูกค้า

ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ โดยทั่วไปจำแนกออกเป็น

      

       1) ผู้ปฏิบัติงาน
       2) ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ
       3) ผู้บริหารระดับกลาง
       4) ผู้บริหารระดับสูง

ระบบสารสนเทศสามารถจัดแบ่งประเภท ได้ดังนี้

       1. ระบบสารสนเทศจำแนกตามประเภทของธุรกิจโดยทั่วไป จะเป็นระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่ประกอบด้วยระบบสารสนเทศที่จำแนกตามหน้าที่ย่อยๆหลายระบบตัวอย่างเช่น ระบบสารสนเทศงานบริหารโรงแรม ประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อย ได้แก่ ระบบสำรองห้องพัก ระบบบัญชี ระบบจัดการห้องพัก และระบบบริหารงานบุคคล

       2. ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน ซึ่งแต่ละระบบสามารถประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่เป็นกิจกรรมของงานหลัก เช่น ระบบสารสนเทศจัดการทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วยระบบย่อย ได้แก่ ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบการสรรหาและคัดเลือก ระบบฝึกอบรม ระบบประเมินผล และระบบสวัสดิการ

       3. ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน ผู้บริหารในองค์การระดับที่แตกต่างกัน มีความต้องการในการใช้ระบบสารสนเทศที่แตกต่างกัน ดังนั้นระบบสารสนเทศจึงได้ถูกออกแบบให้มีความสอดคล้องกับลักษณะงานและระดับของผู้ใช้งานเพื่อให้สอดคล้องกับการนำสารสนเทศไปใช้ประกอบการบริหารและตัดสินใจ

ระบบสารสนเทศที่อิงคอมพิวเตอร์ แบ่งออกเป็น 6 ประเภท

        1. ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม (Transaction Processing Systems: TPS) เป็นระบบที่มีการประมวลผลที่รวดเร็ว ลดค่าใช้จ่าย และ ทำหน้าที่รวบรวม บันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล หรือฐานข้อมูล และประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรมและการปฏิบัติงานประจำ ขององค์การเพื่อนำไปจัดทำระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆ

             การประมวลผลข้อมูลของ TPS แบ่งเป็น 2 ประเภท 

                  1) การประมวลผลแบบกลุ่ม 

                  2) การประมวลผลแบบทันที 

       2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems : MIS) จัดทำรายงานในรูปแบบที่แตกต่างกัน 

            สามารถจำแนกได้เป็น 4 ประเภท

                1) รายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด 

                2) รายงานสรุป 

                3) รายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขเฉพาะ 

                4) รายงานที่จัดทำตามต้องการ

      3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems : DSS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลต่างๆ มาใช้ในการตัดสินใจ โดยปกติแล้ว TPS และ MIS จะจัดทำรายงานสำหรับควบคุมและกำกับดูแลการปฏิบัติงานทั่วๆไป เพื่อให้องค์การดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง

      4. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems :EIS หรือ Executive Support Systems : ESS) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ศึกษาแนวโน้ม และการวาวงแผนกลยุทธ์ ผู้บริหารสามารถเข้าถึงสารสนเทศโดยกำหนดมุมมองได้ในรูปแบบต่างๆ จึงเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวสูง

     5. ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence : AI) และระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems : ES) เป็นความพยายามที่จะพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ ให้สามารถปฏิบัติงานเหมือนกับมนุษย์หรือเลียนแบบการทำงานของมนุษย์ AI มีหลายสาขา เช่น การประมวลผลภาษาธรรมชาติ ศาสตร์ด้านหุ่นยนต์ ระบบการมองเห็น ระบบการเรียนรู้ เครือข่ายเส้นประสาท และระบบผู้เชี่ยวชาญ

     6. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information Systems : OIS) หรือ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems : OAS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหาร ซึ่ง OIS สามารถนำมาช่วยงานในหลายๆ กิจกรรม เช่น การจัดทำเอกสาร รายงาน จดหมายธุรกิจ การส่งข้อความ การบันทึกตารางนัดหมาย และการค้นหาข้อมูลจากเว็บเพจ

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information systems (MIS)

         การบริหาร (Management)Management จะเป็นส่วนในการพิจารณาถึงการทำงานของผู้บริหาร ในลักษณะงานที่เกี่ยวข้องกันคือ
         Planning เมื่อมีการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน จะกำ หนดแผนการดำ เนินงาน โดยการวางแผนแนวทางที่ดีที่สุดเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น

         Organizing เป็นการกำ หนดขั้นตอนและการดำ เนินงานตามแผนที่วางไว้เลือกบุคคลให้เหมาะสมกับงาน กำ หนดสายงาน ความรับผิดชอบ
        Controlling เป็นการควบคุมการดำ เนินงาน โดยมีการกำ หนดมาตราฐานของงาน และควบคุมงานให้เป็นไปตามาตราฐานลักษณะของการทำ งานต้องอาศัยการตัดสินใจ เป็นส่วนสำคัญ

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ(Decision Support Systems)

        Decision Support systems (DSS) ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นจากระบบ MIS อีกระดับหนึ่ง เนื่องจากผู้บริหารที่ทำ หน้าที่ในการตัดสินใจสามารถใช้ประสบการณ์หรือใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้วในระบบ MIS สำ หรับการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพในงานปกติ แต่ถ้าผู้บริหารต้องการวางแผนบริหารและวางแผนกลยุทธ์ องค์ประกอบในการตัดสินใจจะต้องซับซ้อนมากยิ่งขึ้นเกินกว่าความสามารถของมนุษย์ที่จะประมวลเข้าด้วยกันได้อย่างถูกต้อง จึงทำ ให้เกิดระบบ DSS สนับสนุนความต้องการเฉพาะเรื่องของผู้บริหาร เป็นระบบที่กำ หนดทางเลือกให้กับผู้บริหาร หรืออาจมีการจัดลำ ดับทางเลือกให้กับผู้บริหาร ระบบ DSSเป็นระบบสารสนเทศแบบโต้ตอบได้ ต้องใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือ ทำ ให้สะดวกและรวดเร็ว นอกจากนี้ยังมีโมเดลในการวางแผนการตัดสินใจ และการทำนาย การใช้งานอาจใช้ภาษาใกล้เคียงกับมนุษย์ เพื่อให้ผู้บริหารเรียกใช้ได้ง่าย

        คุณสมบัติของ DSS

• ช่วยให้ผู้บริหารในขั้นตอนการตัดสินใจ 
• การออกแบบเป็นทั้งแบบโครงสร้างและกึ่งโครงสร้าง 
• สามารถสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารได้ทุกระดับ เน้นที่ผู้บริหารระดับวางแผนบริหารและวางแผนกลยุทธ์ 
• การใช้งานเอนกประสงค์ มีการจำ ลองแบบ เครื่องมือวิเคราะห์ ช่วยเหลือผู้ตัดสินใจ 
• ต้องเป็นระบบที่โต้ตอบกับผู้ใช้ได้ สามารถใช้งานง่าย 
• สามารถปรับเข้ากับสถานการณ์ในสภาพแวดล้อมต่างๆได้ 
• มีกลไกที่ทำ ให้ผู้ใช้สามารถเรียกใช้ได้อย่างรวดเร็ว 
• สามารถติดต่อฐานข้อมูลสำ หรับองค์กรได้ 
• มีความยืดหยุ่นรองรับรูปแบบการบริหารแบบต่างๆได้

Group Decision Support systems และ Executive Information systems

      เป็นระบบสนับสนุนผู้บริหารระดับสูงในการวางแผนด้านกลยุทธ์ อุปกรณ์ที่สนับสนุนการทำงานคือ CBIS เป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่นได้ สำหรับวิเคราะห์และช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจ ในงานต่างๆ มีดังนี้
Input and Output : Inputs ประกอบด้วยรายงานสรุปของทรานเซคชั่น หรือข้อมูลภายใน สารสนเทศของระบบนี้รวมถึงข้อมูลภายในและภายนอกที่มีผลต่อองค์การ เช่นการวิจัยตลาด หรือผลกระทบจากการออกกฏระเบียบของทางราชการ ส่วน Outputs เป็นรายงานที่ยืดหยุ่น รายงานตามความต้องการ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารทำ การตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง
      Produces analytic models : คุณสมบัติของ DSS ที่ใช้เป็นลักษณะโมเดล Model คือ การประยุกต์ใช้คณิตศาสตร์มาจัดการระบบจริง ) โมเดลในระบบฐานข้อมูลDSS ใช้ข้อมูล TPS MIS และข้อมูลภายนอกตัวอย่าง ระบบสนับสนุนการตัดสินใจในการสั่งซื้อวัตถุดิบหรือสินค้า ในระบบสินค้าคงคลังซึ่งมีปัจจัยของสภาวะแวดล้อม

     แนวโน้มขึ้นลงของราคาสินค้าหรือวัตถุดิบ 

              ค่าใช้จ่ายในการรักษาสินค้า/วัตถุดิบต่อหน่วยเวลา
              ปริมาณความต้องการสินค้า/วัตถุดิบต่อหน่วยเวลา
              ระยะเวลาในการสั่งซื้อสินค้าและวัตถุดิบ ปริมาณสินค้า/วัตถุดิบ ที่มีอยู่ในคลังสินค้า

ข้อแตกต่างระหว่าง MIS กับ DSS

                       MIS                                                                               DSS
- รายงานสรุปจากทรานแซคชั่น                              - จัดหาข้อมูลและโมเดลเพื่อการตัดสินใจ
- การแก้ปัญหาแบบมีโครงสร้างซํ้าๆ                       - ทำงานแบบโต้ตอบ
- ผลิตรายงานประจำ                                               - การแก้ปัญหาแบบกึ่งโครงสร้าง
- ใช้เครื่องมือวิเคราะห์ตัวอย่าง                               - ใช้การจำลองแบบและโมเดลวิเคราะห์

ระบบสารสนเทศผู้บริหาร (Executive Information Systems)

ข้อดี
การใช้งานง่ายไม่จำ เป็นต้องรู้เรื่องคอมพิวเตอร์
สรุปรายงานของสารสนเทศตามเวลาต้องการ
มีการกรองข้อมูลทำ ให้ประหยัดเวลา
การตรวจสอบสารสนเทศทำ ได้ดี
ข้อด้อย
มีข้อจำกัดในการใช้งาน
ไม่สามารถคำ นวณซับซ้อนได้
ยากต่อการรักษาข้อมูลให้ทันสมัยอยู่เสมอ

ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert System)

หมายถึง ระบบที่รวบรวมความรู้ในสาขาต่างๆ ของผู้เชี่ยวเก็บไว้ในอุปกรณ์ของคอมพิวเตอร์ เพื่อจุดมุ่งหมายในการวิเคราะห์สาเหตุและผลของผู้เชี่ยวชาญ เช่นระบบวินิจฉัยโรคด้วยคอมพิวเตอร์ โดยมีการแทนข้อมูลในรูปของตรรกศาสตร์ฐานข้อมูลของระบบคอมพิวเตอร์เราเรียกว่า ( Knowledge Base )

       

      คุณสมบัติของผู้เชี่ยวชาญ

• ช่วยในการเก็บความรู้ของผู้เชี่ยวชาญด้านใดด้านหนึ่งไว้ 
• ช่วยขยายขีดความสามารถของผู้เชี่ยวชาญ 
• ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการตัดสินใจ 
• ช่วยในการตัดสินใจแต่ละครั้งใกล้เคียงกันไม่ขัดแย้งกัน 
• ช่วยลดการพึ่งพาบุคคลใดบุคคลหนึ่ง